TUGAS
engantar Kearsipan dan
Dokumentasi
Nama
Kelompok :
1. Imroatul Mufidah (071411631008)
2. Nur’Aini Yusminar M. (071411631010)
3. Octavia
Wigrha Istia D. (071411631061)
4. Nurma
Pandwita U. (071411633005)
5. Della
Evanely (071411631076)
FISIP
ILMU INFORMASI DAN PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS AIRLANGGA
2014
INSTITUSIONAL
REPOSITORY UNIVERSITAS SUMATERA UTARA (USU REPOSITORY)
Institutional Repository
yaitu sebuah media untuk menampung hasil penelitian dan hasil dokumen ilmiah
lainnya secara digital dan dapat dinikmati oleh khalayak luas.
Institusional Repository bertujuan memperoleh, melestarikan dan menyediakan
akses ke karya digital yang merupakan produk sebuah komunitas.Di sini komunitas
dapat berarti universitas, lembaga penelitian, organisasi dsb. Dari tujuan
tersebut, keberadaan institusional repository dalam suatu lembaga pendidikan
seperti Perguruan Tinggi atau Universitas sangat penting. Setiap tahunnya,
universitas menerima puluhan bahkan ratusan koleksi tambahan dalam bentuk
skripsi, tesis, disertasi atau koleksi lainnya yang disimpan di perpustakaan.
Hal tersebut tentunya bisa menyebabkan terjadinya penumpukan koleksi di
perpustakaan, karena banyaknya jurnal-jurnal yang dimiliki Universitas yang
dijadikan rujukan dalam penelitian. Berikut ini kami mengambil contoh
Institusional Repository Universitas Sumatera dan akan menjelaskan bagaimana
sejarah dan perkembangan Institusional Repository Universitas Sumatera Utara,
jenis dokumen apa saja yang dimiliki, format dokumennya serta sistem pengkategorian
dokumen.
Koleksi
USU Repository merupakan karya ilmiah yang pada umumnya berhubungan dengan pembelajaran dan kegiatan penelitian.
Koleksi elektronik Deposit USU selanjutnya disebut dengan USU Repository.Terdiri
dari karya tentang universitas dalam bentuk dokumen elektronik termasuk laporan
penelitian, disertasi, tesis, skripsi, tugas akhir, kertas karya mahasiswa,
pidato rektor, pidato pengukuhan guru besar, prosiding, buku panduan
departemen, jurnal universitas, dan yang lainnya.Digitalisasi terhadap koleksi
USU Repository dibutuhkan untuk perluasan pemanfaatan dan kemudahan akses.
Pemanfaatan dan kemudahan akses terhadap sumberdaya informasi elektronik jauh
lebih luas jika dibandingkan dengan bahan tercetak. Sumberdaya informasi
elektronik dapat digunakan oleh banyak pengguna (multi user) dalam waktu yang
bersamaan dan dapat dimanfaatkan dengan akses jarak jauh (remote access) tanpa
harus datang ke perpustakaan.
Gambar : Halaman Muka Website USU Repository
1. Sejarah dan Perkembangan Institusional Repository Universitas Sumatera
Utara (USU)
Tahun 2001
Proses
digitalisasi di Perpustakaan USU sudah dimulai sejak pertengahan tahun 2001,
tetapi yang dikerjakan pada saat itu baru karya ilmiah dosen berupa artikel dan
laporan penelitian saja dan jumlahnya pun masih sedikit yaitu 298 judul
artikel, dan publikasinya di Web baru dimulai Februari 2002, sedangkan aplikasi
pengelolaan dan sistem temu kembali informasi (digital library software) yang
digunakan juga masih sederhana yaitu, memanfaatkan program aplikasi atau modul Download
yang ada pada CMS PostNuke.
Tahun
2002‐2006
Terpacu oleh
salah satu indikator keberhasilan program TPSDP tahun 2002, yaitu menyediakan
koleksi elektronik universitas (Electronic University Repository), maka
Perpustakaan USU terus giat mengembangkan koleksi digitalnya dengan cara
mendigitalisasi karya ilmiah dosen yang diterminya serta mempublikasikan ke
internet. Hingga tahun 2006 USU Repository tercatat sudah memiliki 1.981 judul
artikel.
Tahun 2007
Program Hibah Kompetisi Institusi
INHERENT (Indonesia Higher Education Network) K‐1 tahun 2007 yang dimenangkan
oleh Perpustakaan USU dengan program yang diusulkan adalah “Peningkatan
Pemanfaatan Sumberdaya Informasi Elektronik Perpustakaan untuk Kegiatan
Pembelajaran dan Penelitian”, dengan tujuannya untuk; penambahan kuantitas,
jenis dan subyek sumberdaya informasi elektronik yang dapat diakses secara online
dari Perguruan Tinggi sendiri maupun Perguruan Tinggi lain, dan
mengembangkan perangkat lunak digital library software. Melalui program
tersebut, Perpustakaan USU berhasil menambah koleksi elektroniknya sekitar
6.000 judul artikel serta membuat digital library software sendiri
dengan nama DELI. DELI dibuat dan dikembangan dalam bentuk sebuah modul
(extensions) yang diintegrasikan dengan CMS Joomla sebagai Websitenya mulai
diimplementasikan untuk menggantikan aplikasi Download tahun 2008. Di tahun
yang sama juga setelah diusulkan dan dikeluarkannya Keputusan Rektor USU No.
1240/H5/SK/PK/2007 tentang Penyerahan Karya Akhir Mahasiswa Kepada Perpustakaan
Universitas Sumatera Utara tertanggal 21 Agustus 2007, sehingga berdampak juga
terhadap peningkatan jumlah koleksi yang diterima oleh perpustakaan, khususnya
karya akhir berupa Disertasi, Tesis, Skripsi, Tugas Akhir, dan Kertas Karya
dari mahasiswa yang akan menyelesaikan masa studinya.
Tahun 2010
USU Repository yang
dipublikasikan dan dapat diakses dari internet dengan alamat http://library.usu.ac.id
dirasakan kian hari performa aplikasinya (DELI) menurun. Hasil analisa yang
dilakukan menunjukkan ada dua faktor penyebab yang signifikan mengakibatkan
performa aplikasi tersebut menurun, yaitu pertama; adanya jumlah akses yang
meningkat (dapat dilihat dari statistik kunjungan website), dan jumlah anggota
(members) terdaftar meningkat, kedua; adanya pertambahan rekod (items) setiap
hari. Penurunan performa DELI berdampak juga terhadap kinerja yang lain seperti
entri data dan proses penelusuran (searching) menjadi terkendala karena
prosesnya lambat dan kadang‐kadang terjadi system error sehingga secara
otomatis Website library.usu.ac.id juga tidak dapat diakses.
Untuk mengoptimalkan
pengelolaan dan kemudahan akses terhadap koleksi atau sumberdaya informasi
elektronik khususnya USU Repository, haruslah dikelola dengan sebuah sistem
temu kembali informasi (Information Retrieval System) atau Digital Repository
Software yang handal. Oleh karena itu, pilihan penggunakan program aplikasi
yang digunakan merupakan salah satu syarat yang sangat penting pula. Hal ini
mengingat dari pengalaman atau kendala yang dihadapi pada saat menggunakan DELI
agar tidak terjadi lagi. Oleh karena itulah diperlukan sebuah sistem yang
handal untuk menggantikan aplikasi DELI.
Migrasi dari DELI ke DSpace
DSpace (DuraSpace) adalah paket
perangkat lunak berbasis open source yang dikembangkan secara
bekolaborasi oleh Massachusetts Institute of Technology (MIT) Libraries dan
Hawlett‐Packard (HP) sejak tahun 2002. DSpace dapat digunakan untuk pengelolaan
digital content/digital repositories, termasuk mengumpulkan, mengatur,
mengindeks, dan mendistribusikan koleksi digital. DSpace bisa didapat secara
gratis,mudah diinstal, digunakan, serta dapat dikustomisasi sesuai dengan
kebutuhan. DSpace banyak memiliki keunggulan serta fitur‐fitur yang mumpuni
seperti; statistik, standar metadata Dublin Core, mendukung OAI‐PMH (Open
Archives Initiative‐Protocol for Metadata Harvesting) yang dapat digunakan
untuk pertukaran metadata secara otomatis, selain itu penggun DSpace juga
tersebar hampir di seluruh dunia dengan komunitas yang besar sehingga
memungkinkan adanya sharing informasi sesama komunitas terutama dalam
hal penggunaan maupun update sistem. Berdasarkan beberapa alasan dan
pertimbangan di atas, maka DSpace dipilih untuk digunakan sebagai Digital
Repository Software di dalam pengelolaan USU Repository menggantikan DELI.
Migrasinya USU Repository
dari DELI ke DSpace, juga diikuti dengan penamaan domain baru sehingga USU
Repository yang sebelumnya berada di bawah http://library.usu.ac.id,
sekarang sudah memiliki URL sendiri dan dapat diakses melalui alamat http://repository.usu.ac.id
terhitung sejak tanggal 10 April 2010.
2. Jenis dan format
dokumen
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, jenis dokumen yang
dikumpulakan sebagai berikut:
a. Guide Book (GB) yang berjumlah 84
b. Lecture Paper
(LP) yang berjumlah 2173
c. Master Theses (MT)
yang berjumlah 6633
d. PhD Dissertations (PD)
yang berjumlah 147
e. Student Papers (SP)
yang berjumlah 28600
f. USU e-Archive (UA)
yang berjumlah 150
g. USU e-Journals (UJ)
yang berjumlah 1582
Total keseluruhan dari koleksi atau dokumen yang terdapat di
USU Repository adalah 39.300 buah dokumen dengan format keseluruhan dokumen
yakni PDF.
3. Sistem Pengkategorian
atau pengklasifikasian dokumen
Untuk memudahkan user atau pengguna menemukan dokumen yang
diinginkan, USU repository mengklasifikasikan dokumen yang dimiliki dengan
beberapa cara sebagai berikut:
Daftar Pustaka
·
Rasiman,”Sejarah
Ringkas Perkembangan USU Repository, Upaya yang Telah Dilakukan, dan
Kontribusinya bagi USU”,
·
Repository.usu.ac.id
·
Suwarno,wiji,”Institusional
Repository”,pemustakaa.blogspot.com. Diambil tanggal 11 november 2014
